Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как написать служебное письмо образец». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Бесспорно, проще оформлять все документы без разбора на одном и том же бланке. Однако писать служебную записку руководителю соседнего отдела на бланке, который содержит справочные данные, ИНН, ОГРН и т.д., смысла не имеет. Кроме того, бланк письма организации занимает как минимум 20 процентов от общего объема первой страницы, и часто необходимая информация не умещается на одном листе.
Ссылка на аналогичные сведения о письме-запросе, если данный документ представляет собой ответ на него.
Информацию необходимо излагать предельно кратко, но понятно. Желательно, чтобы текст занимал не более двух страниц.
Содержание:
Как писать письмо-просьбу на английском языке: пример
В рамках данной статьи будут рассмотрены основы составления служебного письма, как одного из популярных видов деловой корреспонденции фирмы. Представлены о…
При написании необходимо обратить внимание на следующие моменты по оформлению служебного письма:
- оно должно быть написано на специальном бланке;
- форма обязана содержать все детали организации;
- готовое к отправке письмо должно содержать все нужные данные: дату, исходящий номер, получателя, заглавие, реальный текст, указание возможных приложений, нужные подписи, в некоторых вариантах — печать, детали официального письма также содержат примечания об одобрении и разрешении;
- в организации, в которую было отправлено письмо, после его получения на нем располагается примечание о его направлении в архив;
- верно представленное письмо подписывается официальным лицом;
- вся информация, представленная в письме, обязана быть четкой;
- письма составляются в двух экземплярах, один из которых отправляется, а другой остается в организации;
- тип письма составляется на базе содержащейся в нем информации: письма с вопросом, письма-напоминания и т. д.
Ее направление от руководителя одного подразделения к другому практикуется достаточно широко, а во время возможных проверок документ является обоснованием определенных обстоятельств и часто запрашивается органами контроля.
Основные правила написания служебной записки
Российские женщины грязное нижнее белье отправляют в стирку. И, конечно же, эксплуатируют его годами. Европейки же, увидев небольшое пятнышко или дырочку, тут же выбрасывают вещи в мусор. Скажете, пустое транжирство? Отнюдь.
Чтобы документ был правильно составлен, необходимо учесть определенную очередность изложения в нем информации. Для примера можно рассмотреть вариант, как написать служебное письмо-ответ. Для начала необходимо запомнить, что, по правилам этикета, реагировать на информацию надо в течение суток с момента ее получения.
В тексте указывается организация, в которую направляется бумага, а также приводятся данные, объясняющие конкретную ситуацию. В него допускается включать разные просьбы или пояснения. Они должны иметь отношение к материалам, присланным вместе с письмом. Изначально указывается направление бумаг, а только после этого приводятся просьбы или пожелания.
Свободное изложение темы вовсе не означает, что стиль написания служебной записки должен отличаться от других деловых бумаг. Именно деловым стилем совершается переписка на горизонтальном уровне.
Служебная записка. Образец написания
Если служебную записку пишет рядовой сотрудник, то ее желательно заверить у руководителя подразделения, который таким образом свидетельствует о том, что с проблемой знаком и согласен с предлагаемыми вариантами по ее устранению.
Не прибегая к обращению в судебные инстанции или правоохранительные органы, компании могут регулировать конфликтные ситуации самостоятельно. Служебные документы передаются между сотрудниками одной или нескольких компаний. Процесс передачи может осуществляться по почте, курьерской доставкой, с помощью факса или электронной почты.
Сообщение подлежит регистрации как в канцелярии отправителя, так и адресата. Поэтому в документе обязательно должно быть поле для регистрационного номера и даты отправления.
Основное несходство служебной и докладной записки проявляется в том, что первая из них обеспечивает управленческую связь между руководителями равнозначных структурных подразделений, т. е. – управление на горизонтальном уровне. Вторая записка обеспечивает вертикальный уровень управления.
Любое письмо при поступлении в организацию (поступающее) или направлении в стороннюю организацию (отправляемое) регистрируется в журнале регистрации (электронной базе данных). При регистрации письму присваиваются входящий или исходящий номер и дата. Письма в журнале (базе данных) нумеруются, начиная с единицы и далее, в течение года.
В крупных компаниях есть много отделов и подразделений. Для организации оптимального взаимодействия между ними используют служебные письма. Образцы данных документов разрабатываются в компаниях и утверждаются локальными внутренними актами. Письма могут быть классические — на бумаге или электронные, их отправляют по почте или другими способами.
Любое письмо при поступлении в организацию (поступающее) или направлении в стороннюю организацию (отправляемое) регистрируется в журнале регистрации (электронной базе данных). При регистрации письму присваиваются входящий или исходящий номер и дата. Письма в журнале (базе данных) нумеруются, начиная с единицы и далее, в течение года.
В крупных компаниях есть много отделов и подразделений. Для организации оптимального взаимодействия между ними используют служебные письма. Образцы данных документов разрабатываются в компаниях и утверждаются локальными внутренними актами. Письма могут быть классические — на бумаге или электронные, их отправляют по почте или другими способами.
Во-первых, Вы выразите свое уважение адресату, во-вторых, просьба, обращенная к конкретному человеку, накладывает на него ответственность за ее выполнение. Бывают ситуации, когда просьба адресуется коллективу или группе лиц.
Для того чтобы понять, как написать служебное письмо, необходимо знать базовые правила. Среди них можно выделить:
- составляется письмо на фирменном бланке компании, который разрабатывается заранее;
- обязательно указание реквизитов;
- рассмотрение только одного вопроса;
- информация излагается кратко, но понятно;
- при наличии нескольких адресатов сначала указывается основной, а далее — все остальные.
Раздел
Основы написания
Реквизиты
Указываются: дата, номер, ссылки на документы, заголовок.
Реквизиты, составляющие служебное письмо:
· название компании;
· структурное подразделение;
· должность исполнителя;
· Ф. И. О.;
· адрес получателя.
Введение
Описание обстоятельств, из-за которых требуется написание письма. Ссылка на правовые нормы
Содержательная часть
Конкретные требования, разъяснения и убеждения. Можно излагать конкретные цифры
Заключение
Последствия, которые наступят при уклонении от требований.
Приложения
Приложения присутствуют тогда, когда есть ссылка на них в письме.
Подписи
Подписи руководства и печать
В примере служебного письма определен порядок действий при его создании:
- изучение обстоятельств вопроса и прилагаемой информации;
- составление проекта письма;
- согласование текста с возможными корректировками и редактированием;
- утверждение письма руководителем;
- окончательное оформление и подписание документа;
- регистрация;
- отправка корреспонденции.
Любое письмо с просьбой должно состоять из хорошо продуманного обоснования и четкого изложения просьбы.
Рассмотрим, какие основные реквизиты должны быть отражены в исследуемом документе.
Служебные письма составляются на фирменном бланке организации, специально созданном для этого вида корреспонденции. Структуры разрабатываются и утверждаются специальной службой.
Необходимо непременно указывать следующие реквизиты служебного письма:
- заглавие компании (организация, компания);
- отдел, в который отправляется официальное письмо;
- должность исполняющего лица, его полное имя и фамилия;
- адрес получателя;
- дата, исходящий номер письма и, если это ответное письмо, то номера и даты тех документов, на которые был написан ответ;
- заглавие должно быть написано в одном предложении. Если письмо небольшое, то заглавие не требуется.
Чтобы правильно составить стандартное деловое письмо, необходимо четко знать, где должны быть расположены его реквизиты и составные части. Ответы на эти вопросы содержит в себе ГОСТ Р 6.30-2003. В нем подробно обрисован формуляр служебного письма. По сути, это образец, в котором совокупность всех реквизитов документа расположена определенным образом.
Текст должен быть читаемым и хорошо отредактированным. Для изложения сути вопроса предпочтение лучше отдавать простым распространенным предложениям. Любое служебное письмо должно быть составлено на бланке. Он разрабатывается заранее специалистами по делопроизводству и утверждается приказом руководителя предприятия.
Документ составляется на фирменном бланке предприятия (при наличии). В верхней части листа должны отражаться сведения об отправителе, то есть название компании, регистрационные коды, индекс и юридический адрес. Факультативно указывается сайт, электронная почта и контактные телефоны для связи.
Письмо начинается с обращения к адресату фразой «Уважаемый Иван Иванович!». После этого предложения можно озаглавить документ и написать преамбулу в левой части листа. Однако, это не считается обязательным.
Эти документы рекомендованы к использованию при разработке конкретных инструкций по делопроизводству в организациях и государственной, и иных форм собственности, но должны быть адаптированы к специфике их деятельности.
Основное назначение служебной записки – обмен служебной информацией между равными по должностному статусу работниками одной организации.
После такого текста обычно следует перечень приложений. Заканчивается документ подписью отправителя. Кроме этого, надо знать, как написать служебное письмо, чтобы не обидеть адресата. Во-первых, обращение к нему желательно начинать с фразы «Уважаемый».
Кроме того, некоторые специалисты на страницах журналов и в сети Интернет приводят в качестве примера образцы служебных записок, оформленных на бланке письма.
Эффективное письмо-просьба официальному лицу за 5 шагов
Если не знаете ни фамилии, ни имени, пишите просто: «Директору организации…..», не знаете должности — «Руководителю организации……».
Работа в хаосе дает определенные преимущества: нет ничего проще, чем отказаться от факта передачи устной информации, так же как и указаний, данных тет-а-тет. Всем знакома ситуация, когда работник регулярно получает в устном виде взаимоисключающие указания, неисполнение любого из которых влечет за собой административные санкции.
Ведение деловой переписки предполагает выполнение определенных грамматических норм и требований этикета. При составлении внутренних служебных записок стандартного управленческого документооборота в компании, организации должно исключать их написание с типичными ошибками.
Когда адресат подготовлен, можно излагать собственно просьбу. Текст просьбы должен быть достаточно лаконичным и предельно ясным.
К сожалению, руководители основных структурных подразделений нередко пытаются списать недочеты подразделения при работе с документами на сотрудников вспомогательных подразделений. Например, руководство структурного подразделения не выполнило поручение вышестоящего руководителя в срок, но ответственность за это перекладывает на службу ДОУ, которая якобы задержала отправку исходящего письма.
Служебную записку может писать абсолютно любой работник предприятия, столкнувшийся с какой-либо проблемой. Адресатом записки также может быть каждый сотрудник организации, в том числе руководитель, начальник подразделения или же рядовой работник, при условии, что решение озвученного в записке вопроса входит именно в его компетенцию.
В каждой стране есть свои традиции, свой уклад. Порой то, что кажется другим обыденностью, нас повергает в шок, и наоборот. Побывав в Европе, я поняла, что принципы гигиены европеек значительно отличаются от тех, что приняты у нас.
Среди основных особенностей служебных писем можно выделить:
- Письмо строят по специальной определенной схеме: введение с указанием мотивов и причин написания, фактов и ссылок на события, доказательства и обоснования, заключение с изложением выводов и предложений, просьб, требований.
- Целью письма являются определенные побудительные мотивы.
- Отражение одного вопроса.
- Текст излагается в третьем лице и единственном числе.
Когда нечего предложить адресату или в контексте данной просьбы это неуместно, то лучше ввести адресата в курс дела. Здесь нужно описать ситуацию настолько полно, насколько это нужно для понимания актуальности просьбы и важности ее выполнения. Значимость просьбы нужно описать так, чтобы «за душу взяло».
В нашей стране принято обращаться по имени и отчеству. Если вы знаете адресата лично, пишите: «Уважаемый Иван Иванович», если не знаете, тогда «Уважаемый господин Иванов». Никогда в обращении не сокращайте слово «господин» до «г-н». Также нельзя писать «Уважаемый господин Иванов И.И.».